Proses layanan Informasi Publik melibatkan pengajuan permohonan informasi ke Badan Publik melalui sistem online atau formulir, diikuti dengan proses verifikasi, pemrosesan, dan pemberian informasi oleh PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Proses ini diawasi melalui Monitoring dan Evaluasi (Monev) yang dilakukan oleh Komisi Informasi (KI) daerah, dengan tujuan memastikan transparansi, akuntabilitas, dan pelayanan yang responsif dari badan publik, serta melibatkan masyarakat dalam pengawasan.
Berikut adalah tahapan umum dalam proses layanan informasi publik:
-
1. Perencanaan dan Persiapan Badan Publik
- Penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP): Badan publik menyusun dan memperbarui DIP, mencakup informasi yang wajib disediakan secara berkala, tersedia setiap saat, serta dikecualikan.
- Pengembangan Sistem Pelayanan: Badan publik, melalui PPID-nya, memastikan website dan sistem pelayanan informasi berjalan efektif dan efisien, termasuk pengelolaan permohonan informasi.
- Penyusunan Standar Layanan: Badan publik mengacu pada standar layanan informasi publik yang ditetapkan oleh Komisi Informasi dan peraturan perundang-undangan yang relevan.
-
2. Pengajuan Permohonan Informasi
- Pengajuan oleh Pemohon: Pemohon informasi dapat mengajukan permohonan kepada Badan Publik melalui formulir permohonan atau secara daring melalui sistem yang disediakan PPID.
-
3. Proses oleh PPID
- Verifikasi Permohonan: PPID melakukan verifikasi terhadap permohonan yang masuk untuk memastikan kelengkapan dan keabsahan informasi yang diminta.
- Pencarian dan Pemberian Informasi: PPID mencari dan memproses informasi sesuai permintaan dan ketentuan yang berlaku.
- Pemberian Informasi: Informasi yang diminta diberikan kepada pemohon dalam bentuk yang sesuai dengan peraturan.
-
4. Monitoring dan Evaluasi (Monev)
- Pengisian Kuesioner: Pemantauan dilakukan melalui sistem E-Monev dengan pengisian Self Assessment Questionnaire (SAQ) oleh Badan Publik.
- Penilaian dan Verifikasi: Tim penilai melakukan verifikasi data dan penilaian kinerja pelayanan informasi publik melalui website dan media sosial.
- Pelaporan: Proses Monev mencakup tahap penilaian akhir dan pengumuman hasil evaluasi untuk mendorong perbaikan pelayanan.
-
5. Peningkatan Kualitas Pelayanan
- Pengaduan dan Sanggahan: Pemohon atau masyarakat dapat menyampaikan pengaduan jika terdapat masalah dalam pelayanan dan mengajukan sanggahan jika hasil Monev dinilai tidak sesuai.
- Evaluasi dan Perbaikan: Hasil dari Monev dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) digunakan untuk evaluasi dan perbaikan layanan di masa mendatang.